Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Fysiomotion Oy:n (2365526-1) Henkilötietolain (523/99) 10§ ja 24§ sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 18.4.2018. Viimeisin muutos 22.5.2018.

1. Rekisterinpitäjä

• Fysiomotion Oy (Y-tunnus: 2365526-1)
• Osoite: Kauppakatu 14, 84100 Ylivieska
• E-mail: info@fysiomotion.fi
• Puhelinnumero aukioloaikoinamme: 044 5510 701
• Web-sivut: www.fysiomotion.fi

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

• Johanna Oksanen, johanna@fysiomotion.fi, p. 040 5709 891

3. Rekisterin nimi

• Fysiomotion Oy:n asiakasrekisteri

4. Rekisterin käyttötarkoitus sekä tietojen käsittelyn ja keräämisen perusteet

• Keräämme henkilötietoja asiakas- ja/tai palvelusuhteen hoitamista varten. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on Fysiomotionin ja asiakkaan välinen sopimus (esimerkiksi kanta-asiakkuus tai personal trainer- valmennus) ja siitä johtuvat lakisääteiset velvoitteet. Henkilötietojen antaminen on edellytys sopimuksen syntymiselle.
• Keräämme henkilötietoja myös omaa markkinointia varten. Tällöin käsittelyn oikeusperusteena on suostumus.
• Emme luovuta keräämiämme tietoja ulkopuolisille.

5. Rekisterin sisältämät tiedot

Rekisterimme pitää sisällään asiakas- ja/tai palvelusuhteesta riippuen osan tai kaikki seuraavista tiedoista:

• Henkilön etu- ja sukunimi
• Tarvittaessa yrityksen nimi
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Postiosoite
• Henkilöturvatunnus (edellytys laskutusasiakkuudelle)
• Tiedot käynneistä (leimaukset sisälle salille/ryhmäliikuntaan, fysioterapia, personal trainer- valmennukset)
• Mahdolliset laskutukseen liittyvät tiedot
• Mahdolliset terveyteen liittyvät tiedot, jotka ovat oleellisia fysioterapia- ja/tai valmennussuhteessa

6. Henkilötietoja vastaanottavat tahot

Henkilötietojasi käyttää yksi tai useampi seuraavista tahoista (asiakas- ja/tai palvelusuhteen hoitamista varten, saataviemme hoitamista varten tai kirjanpitolain vaatimusten täyttämiseksi):

• Fysiomotion Oy ja sen työntekijät
• Maksunvälittäjä, joka vastaanottaa asiakkaan korttimaksun (Nets)
• Yritys, joka huolehtii kulunvalvontajärjestelmästämme sekä kassa- ja laskutusjärjestelmästämme
• Yritys, joka huolehtii Fysiomotion Oy:n fysioterapian potilastietojen kirjaamisesta
• Yritys, joka huolehtii Fysiomotion Oy:n kirjanpidosta
• Yritys, joka huolehtii Fysiomotion Oy:n perinnästä
• Tilintarkastaja, joka tarkastaa Fysiomotion Oy:n kirjanpidon

7. Henkilötietojen säilytysajat ja säilytyksen perusteet:

• kirjanpitoaineisto: kuuden (6) vuoden ajan (kirjanpitolaki)
• fysioterapia: ikuinen (potilastietoja, terveydenhuoltolaki)
• personal trainer- ja pienryhmävalmennukset: tiedot poistetaan asianmukaisesti vähintään kerran vuodessa

8. Säännönmukaiset tietolähteet

• Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta itseltään

9. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

• Emme luovuta keräämiämme tietoja säännönmukaisesti yrityksen ulkopuolelle

10. Automaattinen päätöksenteko

• Kerättyjä henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon eikä profilointiin

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

• Sähköiset tiedot on suojattu palomuurilla, käyttäjätunnuksin ja salasanoin
• Manuaaliset tiedot sijaitsevat lukituissa tiloissa
• Tietojen käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään

12. Rekisterissä olevan oikeudet

• Oikeus tarkastaa, mitä tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää rekisteriasioista vastaavalle henkilölle, joka antaa lisää tietoa asiasta. Tulet saamaan tietosi kirjallisena. Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa.
• Oikeus rekisterissä olevien tietojen oikaisemiseen, mahdolliset virheelliset tiedot voi hoitaa rekisteriasioista vastaavan henkilön kanssa
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (esimerkiksi markkinointikielto)
• Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä EU:n tietosuoja-asetuksen artiklojen 18 ja 21 mukaisesti
• Oikeus peruuttaa suostumus (esimerkiksi peruuttaa suostumus markkinointiin)
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
• Oikeus pyytää omien henkilötietojen poistamista rekisteristä (= ”oikeus tulla unohdetuksi”). HUOM! ”Oikeus tulla unohdetuksi” pätee vain silloin, jos rekisterinpitäjällä (Fysiomotion Oy) ei ole lakisääteisia velvoitteita jatkaa henkilötietojen käsittelyä. Henkilötietojen poistamista varten voi olla yhteydessä rekisteriasioista vastaavaan henkilöön.